En période de confinement, de très nombreuses associations ont mis leurs activités en pause. Et si c’était l’occasion pour accomplir ces tâches auxquelles on a rarement du temps à consacrer ?

La chronique de la vie associative est proposée chaque mois dans Lem par l‘Espace associatif de Quimper-Cornouaille

Quand l’association fonctionne à plein, les activités au jour le jour l’emportent souvent sur toutes ces tâches de fond pourtant très importantes. La pause imposée par l’épidémie de covid-19 est peut-être l’occasion de se tourner vers ces missions, grandes et petites.

Statuts, assemblée générale et documents associatifs

Relire ses statuts, quitte à les réactualiser s’ils sont obsolètes et en profiter pour préparer sereinement sa prochaine assemblée générale. La rédaction des différents rapports (moral, activité et financier) à présenter lors d’une AG peuvent prendre du temps : pourquoi ne pas vous avancer dans ce travail ? Dressez le bilan de votre année : que s’est-il passé de marquant ? quel est le nombre d’adhérent ? quelle est la part de femmes parmi les adhérents ? Tel événement a-t-il rencontré du succès, ou au contraire est-il à éviter pour l’an prochain ? C’est aussi l’occasion de s’interroger – pourquoi pas – sur le fond : le projet associatif doit-il être réactualisé ? Où en est votre stratégie collective ? Ecrivez tout ça, partagez-le avec vos membres, formez-vous sur toutes les plateformes de Mooc qui existent aujourd’hui, etc … c’est vraiment le moment ! La maison des associations d’Amiens en propose beaucoup.

De nouveaux projets

Au passage, refaire ses documents de communication pourra toujours être utile pour défendre les prochains projets de l’association.
A ce propos, vous avez désormais du temps pour répondre à des appels à projets. Malgré le confinement, les appels à projets en cours restent nombreux ! Quelques fondations (ex. Adrea, Nehs,…) ont prolongé les périodes de candidatures. Parallèlement, des appels à projets ont été imaginés pour organiser la solidarité (ex. « Jeunes & Solidaires » de Wweeddoo). On en trouvez plein sur l’excellent site www.appelaprojets.org

Mises à jour règlementaires

On vous en a déjà parlé mais il est plus que temps de se mettre à jour sur le RGPD – règlement général sur la protection des données-  en mettant au propre et à jour sa base de données, en évacuant tous les contacts de plus de 3 ans qui ne donnent pas de nouvelles, en actualisant l’autorisation d’utilisation des données de l’association et en constituant son fameux « dossier documentaire » qui explique en quoi et comment vous respectez la RGPD dans votre asso.

Et quelques autres idées en vrac…

  • Scanner (ou prendre en photo) les documents relatifs à l’association et les intégrer sur une clefs USD et/ou un drive partagé avec les membres de l’association
  • Ecrire les différentes fiches mission bénévole relatives à l’association (outil qui peut servir grandement pour mobiliser des bénévoles à l’avenir !)
  • Découvrir et prendre en main Bénévalibre (application qui permet de valoriser le bénévolat)
  • Créer une adresse mail propre à l’association si ce n’est pas déjà le cas (afin d’éviter de passer par les mails personnels de chaque président par exemple)
  • Mettre à jour ou travailler à la refonte de son site internet. Commencer par écrire le cahier des charges si tel est le cas